BookStore (MultiStore) – Leltár

A BookStore (MultiStore) program lehetőséget biztosít időközi vagy év végi leltárak készítésére. Jelen dokumentum bemutatja ennek menetét. A leltárral kapcsolatos menük a Leltár fülön vannak. Mielőtt belép bármelyik menübe, meg kell adni, melyik leltárban szeretne dolgozni. A leltár azonosítóját kell megadni, ez egy egész szám. Ha az utolsó leltárba szeretne belépni, válassza ki a legmagasabb számot a lenyíló menüben. Ha új leltárat szeretne indítani, adjon meg eggyel nagyobb számot. Pl. utolsó leltár 8as volt, 9est megadva elkezdheti az új leltárat. Mindig körültekintően kell eljárni, hogy  melyik leltárban dolgozik.

  1. Leltár tételek rögzítése

Leltár fül, első menüpont. Ebben az ablakban tudatom a programmal, hogy az egyes cikkeimből ténylegesen hány darab van készleten.

  1. Menete:
  1. Leltár azonosítót választok. Ha eddig nem használta a leltár funkciót a programban, akkor ez legyen egyes, egyébként pedig egy „üres” leltárat kell választani, amibe még nem vittem fel egyetlen tételt sem.
  1. Megadhatok egy dátumot. Alapértelmezésben az aktuális dátum. Ha Excel importot tervezek, akkor rendkívül fontos megadni, hogy mikori készleteket tartalmaz az Excel. 
  1. Megadok egy nevet. Az aktuális leltáron belül külön szekciót nyitok ezzel. Amolyan alcsoport. Olyan alcsoportokat érdemes felvenni, amely cikkek valamilyen szempont szerint összetartoznak. Pl. könyvek esetén: szépirodalom, ezoterika, fantasy, stb. A csoportok száma nincs korlátozva. Ha csak 1-2 ezer cikkünk van, akkor a csoportokra bontást el is hagyhatjuk, vagyis minden cikk egy csoportban lehet.
  1. Ha a fenti 3 mezőt kitöltöttem, akkor elkezdhetem a mennyiségek rögzítését. A vonalkód mezőre állok és lecsippantom a cikket. Ha a cikknek nem ismert a vonalkódja vagy nincs felrögzítve a rendszerbe ill. nem vonalkód-leolvasóval leltárazok, akkor Enter megnyomásával behívhatom a cikktörzset és „kézzel” kiválasztom a cikket.
  1. A mennyiség mezőbe megadom, a tényleges (számolt, valós) mennyiséget. A készlet mezőben a nyilvántartás szerinti mennyiséget látom.
  1. Ha mindez megvan, a Rögzít gombbal (vagy F4 – gyel) elmentem a tételt. A tétel megjelenik a fenti listában. Ezután folytathatom a következő termékkel (4. menüpont).
  1. Excel import lehetőség

Az importálható Excelre kikötések:

  • első oszlop a BookStore (MultiStore) beli ID szám (a rendszer számára ez egy egyedi azonosító, a cikktörzsben látható, illetve sok listában, pl. készletlista is szerepel).
  • második oszlop a leltárazott mennyiségek, egész szám
  • első sor fejléc
  • üres sor nem lehet
  • az Excel első füléről importál a program
  • harmadik oszlop (opcionális) –  két állapot közötti változás számítására szolgál, korrigálja az aktuális készletértéket.
  1. opció: ha a fejléce „Leltár készlet”, akkor tartalmazza a leltár napján aktuális készletet (példa: cikk leleltározott készlete 2. oszlopban 10 db, 3. oszlopban 7 db van => 3 darabbal fogja növeli az aktuális készletet a program, mindegy mennyi az most)
  2. ha a fejléc nem „Leltár készlet”, a program a kiállított bizonylatok (számla, szállító, stb.) alapján visszaszámolja mennyi volt a megadott dátumkor a készlet. A készletet a leltárazott mennyiség és a visszaszámolt készlet közti különbség alapján módosítja. (példa: 2. oszlopban 20 db van, dátumnak megadom a 2012.12.31-et. A program visszaszámolta mennyi volt a készlet 2012.12.31-én, ez 22 db => 2 darabbal fogja csökkenteni az aktuális készletet, mindegy mennyi az most) Fontos: ez a módszer csak akkor ad helyes eredményt, ha a leltár napjain nem volt készletmódosító bizonylat kiállítva!
  1. Tételek megtekintése, módosítása

A Leltár tételek rögzítése menüpontban a berögzített cikkeket és mennyiséget látom.

Lt1.jpg

Lehetőségem van a leltárazott mennyiség utólagos korrigálására (pl. a polc mögött találtam még egy cikket). Válasszuk ki a kívánt sort a listában. Kattintsunk a “Módosítás” gombra a jobb oldalon. Írjuk ár a mennyiséget a listában, majd az “Ok” gombbal  mentsük a változást. Ha egy adott cikket keresünk a listában, kezdjük el begépelni a cikk címét a fenti keresőmezőbe, majd üssünk Entert.

  1. Eltérések listázása

Lt2.jpg

Tegyük fel minden cikket felrögzítettünk. Ekkor még csak a háttérben tárolja a program a megadott (leltárazott) mennyiségeket. A cikktörzsben még a különféle mozgások (számla, szállító, stb.) során kialakult készletet látom. Az Eltérések listázása ablakban azokat a cikkeimet látom, ahol a nyilvántartás szerinti és a leltárazott mennyiség eltér.

  1. Hiányzó cikkek (leltárból)

Ebben a menüpontban azokat a cikkeimet látom, amelyek szerepelnek a cikktörzsben de a választott leltárban nem. Ez két esetben fordulhat elő. Egy: ha egyszerűen elfelejtettem bevenni a leltárba. Kettő: egyáltalán nincs készleten, így nem tudtam felrögzíteni. Ha biztos vagyok benne, hogy az itt szereplő cikkek közül, mind a második eset miatt van, akkor választhatom a „Tételek nullázása opciót”. Ezzel azt érem el, hogy azon cikkeknek, melyek szerepelnek a listában a készlete garantáltan 0 db lesz. A készletek rendezésére egy korrekciós szállító készül. Meg kell adnom a partnert (pl. Leltár 2013 vagy a cég saját nevére is kiállíthatjuk). A szállítót aktiválni is kell, ekkor módosulhatnak a készletek a leltárazott darabszámokra. A művelet néhány percet igénybe vehet, nagyobb cikkállomány esetén akár többet is. Fontos: ha egy részleltárat csinálunk pl. összes könyvre, de a CD-re nem, akkor a hiányzó cikkek a leltárból funkció nem használható, mert minden „nem könyv” cikket ki fog nullázni. Ilyen esetben minden cikkeket fel kell vennünk a leltárba, ha nincs belőle, akkor 0 db-bal.

Lt3.jpg

  1. Leltár ellenőrzés

Az előző két menüpont egy kicsit más megközelítésben. Tartalma ugyanaz.

  1. Feldolgozás

A megjelenő listában látom a kiválasztott leltár azonosító alá berögzített tételeket. Ha a Feldolgozás gombra kattintok, akkor a program a leltározott mennyiségek és a nyilvántartás szerinti készletek alapján készít egy korrekciós szállítólevelet. Ha a szállítólevél ablak megjelenik, akkor nincs más dolgunk, mint megadni a partnert (pl. Leltár 2013 vagy a saját cég neve), majd aktiválni a szállítót, ezzel a leltárt feldolgoztuk. A leltár feldolgozása néhány percet igénybe vehet.

Lt4.jpg

  1. Visszaállítás

Jelenleg nem használatos. Az esetleges hibákat újabb korrekciós szállítóval rendezzük, leltártól függetlenül.